Personvern erklæring for lund.kommune.no

Behandlings ansvarlig

Kommunedirektøren er på vegne av Lund kommune behandlings ansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. 

 

Personopplysninger som lagres

Når du er i kontakt med oss behandler vi opplysninger som er nødvendig for å behandle henvendelsen. Vi skal ikke samle inn flere opplysninger om deg enn det som er nødvendig.

Eksempler på personopplysninger:

  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
  • Identitets opplysninger som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, som for eksempel ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
  • Helseopplysninger
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, for eksempel barnehage, skole, byggesak, renovasjon, m.m.

Les mer hos Datatilsynet her om hva som regnes som personopplysninger.

Lund kommune er pliktige til å føre protokoll over behandlinger av personopplysninger som utføres under vårt ansvar. Protokollen er under arbeid og vil bli tilgjengelig fortløpende.

Personopplysninger registreres i arkivsystemet for å kunne sende ut brev, og for å lette gjenfinning og innsyn. Vi behandler personopplysninger i arkivsystemer etter lovpålagte arkiv formål.

Vi er pålagt å ha arkiver. Opplysninger som registreres varierer fra person til person og kan gjelde ansatte i kommunen, brukere av kommunens tjenester og kan inkludere kontakt du har hatt med kommunen. Se arkivloven § 6, personopplysningsloven §§ 9 og 17. Vi har også en arkivplan du kan lese her.

 

Formål med behandlingen

Lund kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å tilby deg offentlige tjenester, informasjon eller utføre lovpålagte oppgaver.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi registrerer opplysningene, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

 

Grunnlaget for behandlingen

For å kunne behandle personopplysningene dine må vi ha et rettslig grunnlag. Det kan enten være at du har gitt oss samtykke til å håndtere personopplysningene gjennom en søknad, eller at vi skal oppfylle en avtale med deg. I mange tilfeller er det også nødvendig for at vi skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse eller utøve offentlig myndighet.

Dersom behandlingen er basert på samtykke vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene, og at du har rett til å trekke samtykke tilbake når som helst. 

Her er noen av de sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

  • Personopplysningsloven
  • Offentleglova med forskrifter
  • Forvaltningsloven
  • Arkivloven
  • Opplæringsloven
  • Helseregisterloven

 

Innhenting av personopplysninger

Opplysningene hentes for arkiv formål direkte fra den registrerte personen, for eksempel via nettskjema, nasjonale registre som folkeregisteret eller matrikkel (eiendomsregisteret).

Opplysninger kan også være hentet via skolegang, barnehage, sykehjemsopphold eller andre forhold som enkeltpersoner har eller har hatt med kommunen (arbeidsforhold, pasientforhold m.m.).

Opplysningene innhentes uten samtykke etter personopplysningsloven § 9. Dette fordi kommunen har plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv.

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider, se her.

For personvern erklæring for elektroniske skjema, se her.

 

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Dokumenter som kommer inn til eller går ut fra kommunens sak- og arkivsystem blir registrert på kommunens offentlige journal. Ingen dokumenter ligger åpent her. Interesserte må aktivt be om innsyn, også når dokumentene er offentlige. Innsynskravet blir fortløpende behandlet i kommunen. Du kan lese mer om innsyn her.

Opplysninger som er unntatt fra offentlighet med hjemmel i lov, vil kun være tilgjengelige for ansvarlig saksbehandler og eventuelle parter i saken. Det er ansvarlig saksbehandler som avgjør om opplysningene skal unntas fra offentligheten etter aktuelt lovverk.

Gjennom kommunens elektroniske løsninger vil en del informasjon om deg kunne overføres til eksterne mottakere, som NAV, sykehus, Utdannings direktoratet osv. Ingen opplysninger blir utlevert fra arkivsystem til andre fagsystemer uten godkjent databehandleravtale.

 

Rettigheter for den registrerte

Du har rett til å få vite hvilke opplysninger Lund kommune behandler om deg, se personopplysningsloven. Etter arkiv formål skal opplysningene bevares for all framtid. De skal ikke slettes eller korrigeres, se § 17. I gitte situasjoner kan du likevel be oss slette opplysninger om deg selv. Du kan lese mer om dette hos Datatilsynet her.


Informasjonssikkerhet

Alle brukere av sak- og arkivsystem har tilgang til å lese offentlige opplysninger, som for eksempel navn, adresse og fødsels- og personnummer. Kun de som har tjenstlig behov for tilgang til personopplysninger som ikke er offentlige, kan se opplysningene i sak- og arkivsystemene i Lund kommune.

Systemet loggfører hvem som har lest eller redigert opplysninger.

 

Personvernombud

Vi har et personvernombud, Tine Linn Surdal, som påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.

Personvernombudet kan kontaktes på e-post: tine.surdal@lund.kommune.no

 

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til personvernombudet (se forrige punkt), eller:

postmottak@lund.kommune.no
Telefon: 51 40 47 00