Dalane-kommunene og Gjesdal kommune har valgt ACOS som ny leverandør av sak og arkivsystem.

Etter en god og konstruktiv prosjektperiode med de andre Dalanekommunene og Gjesdal kommune, er det nå klart at det blir ACOS som blir vår nye samarbeidspartner i forhold til nytt sak / arkiv system med systemet WebSak fra ACOS.

Detaljene ble lagt på plass i formannskapssalen mandag 5 mars 06 i et møte mellom ACOS og den interkommunale prosjektgruppen. Fra kommunenes side ble forhandlingene ledet av rådmann Karl Johan Olsen i Eigersund kommune. Innkjøpsassistanse Vest as, ved innkjøpsrådgiver Linda Grimsmo Skår, har gjort en glimrende jobb med å bistå kommunene med anbudsprosessen.

Beslutningen er resultatet av en anbudsprosess som resulterte i at det at det kom inn 3 tilbud:

  • WebSak - ACOS.
  • ePhorte - Ergo Group.
  • Edb Sak og Arkiv – EDB Business Partner AS.

Kontrakten vil gå over minimum 8 år (to kommunestyreperioder) og omfatter alle moduler (funksjoner) som er tilgjengelig for sak og arkiv. Kommunene har også lagt inn en opsjon på ACOS sin kommunikasjonsløsning for sikker kommunikasjon mellom kommunene og den enkelte innbygger, der kommunikasjonen skjer via BBS og eksisterende nettbank-løsninger.

Målet et "papirløst arkiv" der all inngående korrespondanse skannes inn og fordeles elektronisk – papiroriginalene makuleres fortløpende, og der all intern korrespondanse også skjer elektronisk.

Det er en meget omfattende prosess som kommunene nå går i gang med når det nå skal byttes sak og arkivsystem. Systemet er kommunenes nervesystem i saksbehandlingen og ikke minste kommunenes "hukommelse" og håndterer i dag opp mot 100 000 dokumenter. Systemet vil etter hvert bli brukt av alle som skriver og mottar brev, notater og politiske saker på vegne av kommunen og vil sørge for at den lovpålagte journal- og arkivplikten ivaretas på en rasjonell og funksjonell måte.

Kommunene ser store gevinster med å samarbeide i både innførings- og opplæringsprosessen. Det skal gjennomføres grunnleggende opplæring av opp mot 400 saksbehandlere, hvorav mange i tilegg må ha opplæring i ulike spesialmoduler, som ansettelse, byggesak med mer.

Prosjektleder fra ACOS er seniorkonsulent Trine-Lise Andreassen som har bred erfaring med tilsvarende prosjekter, bla som prosjektleder for felles innføringen av WebSak i 9 kommuner i 12k prosjektet i Vestfold.

Mer informasjon om WebSak finnes på hjemmesidene til ACOS

Spørsmål om prosjektet kan rettes sekretariatsleder Leif E Broch (prosjektleder) i Eigersund kommune på 51 46 80 23 / 908 81 568 eller leif.broch@eigersund.kommune.no